eHerkenning voor kerken

Categorieën: Organisatie en Beheer

U wilt namens uw kerk iets regelen bij de overheid. Bijvoorbeeld bij de Belastingdienst of het UWV. Per 1 juli 2020 heeft u hiervoor eHerkenning nodig. Een middel om te kunnen aantonen dat u namens de kerk gemachtigd bent om dit uit te voeren. Op deze pagina vindt u alle informatie over de aanvraag van eHerkenning door kerken.
NB: Waar geschreven staat ‘kerk’ kunt u ook lezen: ‘kerkelijke instelling’ of ‘landelijke instelling’ behorend bij het kerkgenootschap.

Alle NGK-kerken zijn zelfstandig ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hiermee kan voor iedere kerk eHerkenning worden aangevraagd. Een gemachtigde kan dan namens de kerk handelingen uitvoeren bij verschillende overheidsdiensten. Per 1 juli 2020 is inloggen met eHerkenning beveiligingsniveau 3 voor organisaties verplicht. Het CIO (Interkerkelijk Contact in Overheidszaken) heeft in samenwerking met de overheid een aanvraagprocedure vastgesteld speciaal voor kerken.

Aanvraag

Wanneer u eHerkenning namens uw kerk wilt aanvragen, volg dan de instructie die u hieronder kunt downloaden. In het kort ziet de aanvraag er zo uit:

Voorbereiding:
vraag Verklaring A en B op bij Steunpunt Kerkenwerk en zorg voor akkoord van twee kerkenraadsleden en drie gemeenteleden. Verzamel de benodigde gegevens zoals in de instructie aangegeven;
Aanvraag:
volg de aanvraagmodule bij KPN (aanbevolen) en vul alle benodigde gegevens in volgens de instructie;
Persoonlijke identificatie bij u thuis:
na uw aanvraag bij KPN wordt uw identiteit gecontroleerd door middel van een huisbezoek;
Toekenning:
Na goedkeuring van de aanvraag ontvangt u binnen een paar werkdagen eHerkenning.

Bij de voorbereiding van de aanvraag heeft u de zogeheten ‘Verklaringen A en B’ nodig. Verklaring A wordt uitgegeven aan uw kerk door Steunpunt Kerkenwerk. Verklaring B vult u zelf in. Beide zijn op te vragen bij Steunpunt Kerkenwerk. Stuur een e-mail naar info@steunpuntkerkenwerk.nl en vermeld hierin voor welke kerk u ‘Verklaringen A en B’ aanvraagt.
Let op: Steunpunt Kerkenwerk is bevoegd om verklaring A en B af te geven NGK-kerken. Andere kerkgenootschappen kunnen zich wenden tot hun eigen landelijk bureau.

Instructie voor aanvragen eHerkenning

Problemen of vragen?
U kunt allereerst bovenstaande handleiding raadplegen, of kijk bij onze Veelgestelde vragen (zie onder).
Daarnaast kunt u de speciaal ingerichte website van KPN (klik hier) raadplegen met alle informatie specifiek voor kerken.
Ondervindt u problemen tijdens het invullen van de online aanvraag? U kunt bellen naar een speciale hulplijn van KPN rond eHerkenning: 088 6601333.
Komt u er niet uit? Voor toelichting of hulp kunt u altijd contact opnemen met Steunpunt Kerkenwerk, 038 427 0455 of mail naar info@steunpuntkerkenwerk.nl.

Ketenmachtiging

Wilt u de (salaris)administratie van uw kerk uitbesteden, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor? Het kan zijn dat u dan een ketenmachtiging moet aanvragen. Overleg dit altijd met de partij aan wie u de administratie wilt uitbesteden.
Het aanvragen van een ketenmachtiging gaat ook via een speciale werkwijze voor kerken. Neem contact op met Steunpunt Kerkenwerk voor een instructie ‘ketenmachtiging’ en de juiste documenten voor uw kerk.

Veelgestelde vragen

Diensten waarvoor eHerkenning nodig is

Waarom heb ik eHerkenning nodig?

eHerkenning niveau 3 heeft u nodig voor digitale correspondentie met de overheid, zoals bijvoorbeeld loonaangifte bij de Belastingdienst, contacten met het UWV en voor het aanvragen van vergunningen en subsidies.
Daarnaast kunt u gratis een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen met eHerkenning. Lees hierover meer op onze webpagina over vrijwilligers onder ‘gratis VOG’.

eHerkenning is een nieuw middel waarmee u wordt gemachtigd als gebruiker om namens uw kerk handelingen bij de overheid uit te voeren.

Is eHerkenning verplicht?

eHerkenning is verplicht wanneer u hierom gevraagd wordt door de overheid. Het kan zijn dat uw kerk geen online overheidszaken hoeft uit te voeren waarvoor u beveiligd moet inloggen. Dan hoeft u geen eHerkenning te hebben.

Is eHerkenning nodig om de aangifte IB47 kaarten in te dienen bij de Belastingdienst?

Nee, op dit moment gaat het indienen van de IB47 formulieren op dezelfde wijze als vorige jaren. Wanneer dit verandert informeert de Belastingdienst u daarover.

Heb ik eHerkenning nodig bij het verzoek tot de restitutie van de energiebelasting?

Nee, op dit moment gaat het verzoek tot restitutie van de energiebelasting op dezelfde wijze als vorige jaren. Wanneer dit verandert informeert de Belastingdienst u daarover.

Wat kan ik bij de Belastingdienst doen met eHerkenning?

Op dit moment is eHerkenning op niveau 3 nodig om in te loggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk voor het doen van loonaangifte 2020, de vennootschapsbelasting over 2019 en – vanaf 1 juli 2020 – ook voor de aangifte verhuurderheffing 2020. De omzetbelasting kan via Mijn Belastingdienst Zakelijk met eHerkenning ingediend worden, maar het oude ondernemersportaal is hiervoor ook nog beschikbaar.

Wij hebben onze (salaris)administratie uitbesteed aan een accountant. Moeten wij eHerkenning aanvragen?

Overleg dit met uw accountant of het bedrijf dat u inschakelt. Zij zullen aangeven of u eHerkenning nodig hebt. Het kan zijn dat u een ketenmachtiging moet aanvragen. Zie de informatie op deze pagina onder het kopje ‘Ketenmachtiging’.

Welke diensten moet ik kiezen als ik eHerkenning aanvraag?

Vink de diensten aan die u nodig hebt voor uw functie (bijvoorbeeld penningmeester: kies Belastingdienst). U mag alle diensten aanvinken, behalve ‘Kamer van Koophandel’. Voor contact tussen kerken en Kamer van Koophandel is wettelijk een andere afspraak gemaakt.

Wie houdt het overzicht van personen met eHerkenning?

Dit overzicht houdt u als kerk zelf bij. De eerste tekenbevoegde (voorzitter) ontvangt na iedere aanvraag een afschrift van de afgegeven bevoegdheden. Wij adviseren dat de voorzitter een lijst bijhoudt met welke personen welke bevoegdheden hebben, en wanneer hun termijn afloopt.
Let op: Houd ook bij wie hebben getekend voor de aanvraag van eHerkenning van die persoon. Dit is belangrijke informatie wanneer de bevoegdheid moet worden ingetrokken.

Geldigheid van eHerkenning

Ik kan kiezen tussen bevoegdheid voor één, drie of vijf jaar. Waar moet ik op letten?

Let op de (resterende) ambtstermijn: hoe lang zit deze persoon nog op deze functie? Wanneer iemand anders de functie gaat bekleden moet deze persoon opnieuw eHerkenning aanvragen.
Overleg met degene die bevoegd wordt: zijn er redenen om een korte bevoegdheid aan te vragen? Ga je over een half jaar bijvoorbeeld verhuizen, of verwacht je over een jaar te willen stoppen met de functie? Kies dan voor een kortere bevoegdheid.

Iemand die namens onze gemeente eHerkenning heeft, legt zijn functie neer. Wat moeten we doen?

Het is belangrijk om dan de bevoegdheid in te trekken. Dat moet gebeuren door één van de personen die heeft getekend bij de aanvraag van eHerkenning van de betreffende persoon. (link volgt voor meer informatie)

Is het mogelijk om in Verklaring B de toestemming voor 5 jaar toe te kennen, maar vervolgens één keer per jaar de eHerkenning aan te vragen? Dat spreidt de kosten.

Nee, dit is niet mogelijk. Voor iedere aanvraag moet er een nieuwe (actuele) Verklaring A en B aangeleverd worden. De geldigheidsduur die in Verklaring B staat moet overeenkomen met de geldigheidsduur die opgegeven wordt in de online aanvraag. Spreiding van de kosten is hiermee ook niet aan de orde: ieder jaar opnieuw eHerkenning aanvragen voor dezelfde persoon is duurder dan één keer een aanvraag voor vijf jaar.

Beveiligingsniveau

Ik heb eHerkenning op beveiligingsniveau 3. Hoe maak ik gebruik van beveiligingsniveau 1?

Wanneer eHerkenning niveau 3 aan u is toegekend, kunt u automatisch ook gebruik maken van alle diensten waarvoor beveiligingsniveau 1 nodig is.

Ik heb alleen maar eHerkenning beveiligingsniveau 1 nodig. Kan ik alleen een aanvraag doen voor niveau 1?

Nee, voor kerken is dat niet mogelijk. Alle eHerkenning voor kerken moet worden aangevraagd op beveiligingsniveau 3. Wanneer dit is toegekend kunt u ook gebruik maken van alle diensten met beveiligingsniveau 1.

Ik ben penningmeester en mijn man is voorzitter. We moeten beide tekenen, kan dat voor problemen zorgen?

Nee, dit is geen probleem. De drie gemeenteleden die verklaring B mede ondertekenen verklaren daarmee dat de voorzitter rechtmatig mag tekenen.

Aanvraagproces

Kan ik ook eHerkenning aanvragen via een andere aanbieder?

Ja, dit is mogelijk. Echter is de kans groot dat u dan problemen ondervindt in het proces. Het aanvraagproces van een kerkgenootschap is afwijkend van het reguliere aanvraagproces. KPN is door het CIO voorgelicht over kerkgenootschappen en heeft een speciale procedure ingericht voor kerken. Ook biedt KPN een helpdesk speciaal voor kerken, en hebben zij een website eHerkenning voor kerken aangemaakt. KPN is dus als aanbieder het meest ingericht voor kerkelijke aanvragen. De kosten voor aanvraag zijn bij alle aanbieders hetzelfde.

Waarom moeten zowel verklaring B als het aanvraagformulier worden ondertekend?

Het aanvraagformulier zelf moet altijd worden ondertekend voor akkoord door de gebruiker en de aangewezen/benoemde bevoegd vertegenwoordigers uit de modelverklaringen. Die ondertekening is essentieel vanwege stelseleisen. De ondertekening van verklaring A en B dient een ander doel, namelijk het aantoonbaar bekrachtigen van wettelijke vertegenwoordiging van de lokale kerk, maar daarmee is niet de aanvraag geaccordeerd (of de aanvragen die mogelijk nog volgen). Dat moet echt op het aanvraagformulier zelf gedaan worden.

Het aanvraagformulier hoeft niet ondertekend te worden door de aanvullende kerkleden die modelverklaring B mede ondertekenen.

Ik heb problemen bij de aanvraag van eHerkenning. Wat moet ik doen?

U kunt allereerst de handleiding raadplegen op deze webpagina.
Daarnaast kunt u de speciaal ingerichte website van KPN (klik hier) raadplegen met alle informatie specifiek voor kerken.
Komt u er niet uit? U kunt bellen naar een speciale hulplijn van KPN voor kerken rond eHerkenning: 088 6601333.
Bij algemene vragen over kerken en eHerkenning kunt u contact opnemen met Steunpunt Kerkenwerk, 038 427 0455.

eHerkenning en samenwerkingsgemeentes

Wij zijn een samenwerkingsgemeente. Hoe moeten wij eHerkenning aanvragen?

Een samenwerkingsgemeente heeft meerdere KvK-nummers en meerdere RSIN-nummers: voor iedere denominatie één.
Het advies is dat één van de denominaties in de samenwerkingsgemeente eHerkenning op zich neemt. Als dit niet haalbaar is moeten meerdere personen (uit verschillende denominaties) eHerkenning aanvragen, maar dit is wel kostenverhogend.

Ons unieke kerknummer begint met NGK. Moet dit niet 3GK zijn?

Nee, officieel bestaat er geen denominatie die 2GK heet. Hetzelfde geldt voor NCGK. Dit zijn geen rechtsgeldige benamingen voor de denominatie, hoewel deze in dagelijks gebruik wel gehanteerd worden. Bij de overheid identificeert u zich daarom namens één denominatie nl. NGK. Gebruik daarom het unieke kerknummer dat begint met NGK.

Gerelateerd

Inschrijving KvK
ANBI
Identificatie bij banken

Menu top

Menu