Digitale Algemene Ledenvergadering 2021

Vraag 1

Het valt mij op dat de kosten voor 3.5 woon-/werkverkeer in 2020 nogal wat hoger waren dan in 2019 (€15.503 vs. €9.120) en ook hoger dan begroot. Toch moesten we in 2020 gedurende een groot deel van het jaar vanwege de Covid-19 maatregelen zoveel mogelijk vanuit huis werken. Ik zou dus lagere kosten voor woon-/werkverkeer in 2020 verwachten (en ook in 2021). Hoe zijn de hogere kosten in 2020 te verklaren?

Antwoord

Hartelijk dank voor uw vraag en oplettendheid. Uw constatering is juist. Er zijn drie punten te noemen ter nadere toelichting:

1. In 2020 is er een teamlid bijgekomen en in 2021 hebben we ook vervanging voor Corinne Starreveld mogen verwelkomen. Deze beide medewerkers veroorzaken dus een verhoging in de reiskosten voor woon/werkverkeer.
2. In de Covid-19 periode hebben we inderdaad veel thuisgewerkt maar toch ook met regelmaat en afgewisseld het kantoor bezocht.
3. De vaste woon/werk vergoeding (die per medewerker is vastgesteld op woonafstand en gemiddeld aantal dagen op kantoor) hebben we laten staan, enerzijds door de vrijstelling van de belastingdienst op dit punt en anderzijds ter compensatie van de thuiswerkkosten. Wij hebben de medewerkers geen aparte vergoedingen voor de thuiswerkplek gegeven maar “uitgeruild” met het laten staan van deze vergoeding.

Vraag 2

In het jaarverslag schrijft u:

“Vanaf 2019 wordt de beoordelingsopdracht uitgevoerd door een registeraccountant.”

Een accountant die een beoordelingsopdracht uitvoert, geeft geen verklaring omtrent de getrouwheid van de stukken.

Dit betekent dat de vereniging gelet op art. 2:48 lid 2 BW een kascontrolecommissie moet hebben. Kunt u ons het verslag van de commissie doen toekomen? Zonder kennis te kunnen nemen van een dergelijk verslag kunt u de leden niet vragen om de jaarrekening goed te keuren. De tekst van art. 2:48 lid 2 BW luidt:

“Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.”

Antwoord:

Hartelijk dank voor uw vraag. Allereerst kunnen wij melden dat er geen kascontrole heeft plaatsgevonden. U wijst ons op een artikel die bij ons niet bekend was. Tot voor kort gaven wij een accountant altijd een controleopdracht. Daarmee ontvingen wij jaarlijks een accountantscontrole. Dit was, zoals u ook aangeeft, een voldoende middel ter verificatie van de administratie.

Bij de controle van 2019 zijn we overgestapt van een AA-accountant naar een RA-accountant. Gezien de wettelijke regelingen bij de omvang van een organisatie bij een “reguliere controleverklaring” werd dit bij een organisatie met de omvang van SKW als een te zwaar middel gezien. Er is toen gekozen voor een beoordelingsverklaring gelet op de beperkte omvang van SKW. Dat een vragen om een beoordelingsverklaring blijkbaar beschouwd wordt als  “geen controleopdracht” en dat dan daarnaast een kascontrole vereist is, was een consequentie die destijds niet is opgemerkt.

Uiteraard hebben wij uw brief direct voorgelegd aan onze accountant. Dit omdat wij uiteraard graag alles naar wettelijke regels willen uitvoeren! Vandaag ontvingen wij van hen antwoord. We citeren daaruit:

“Het lid dat deze vraag gesteld heeft deels gelijk. Hij/zij heeft ons inziens geen gelijk als hij/zij aangeeft dat een accountant die een beoordelingsopdracht uitvoert, geen verklaring afgeeft omtrent de getrouwheid van de stukken. Wij geven namelijk wel een verklaring omtrent de getrouwheid van de stukken, maar dan met een beperkte mate van zekerheid. Waar dit lid wel gelijk in heeft, is dat er de verplichting is tot een kascontrolecommissie op het moment dat er geen controleopdracht wordt uitgevoerd.”

Samengevat achten wij het werk van onze accountant nog steeds van belang. Helaas blijkt nu, door uw oplettendheid, dat ook een kascontrole nodig is. U zult begrijpen dat we dat voor donderdag a.s. niet meer gerealiseerd krijgen omdat we dit ook zorgvuldig willen laten uitvoeren. Intern (bestuur en bureau) bespraken wij deze patstelling en we besloten tot het volgende:

Uw vraag met ons antwoord wordt uiteraard vanaf donderdag geplaatst op de website zodat alle leden hiervan kennis kunnen nemen. In het stemformulier, voor de goedkeuring van de jaarrekening, nemen wij een nadrukkelijk voorbehoud op onder verwijzing naar uw punt. Dat in de komende periode een kascontrole zal plaatsvinden en dat alleen bij een positieve beoordeling we de stemming voor geldig verklaren. Komen daar onjuistheden in naar voren dan verklaren wij de stemming nietig en zal direct na de zomer opnieuw een publicatie met stemming plaatsvinden. Ook beloven wij dat het controleverslag van de kascontrole commissie op dezelfde site zal worden gepubliceerd. Vanaf volgend jaar voeren we dit proces (accountant en kascontrole) uiteraard dan tijdig voor de AV uit.

Wij danken u voor de melding van deze omissie en vragen uw begrip dat we het op deze wijze aanpakken.

Vraag 3

In het jaarverslag van 2020 lees ik dat er een voorstel zal worden gemaakt voor een nieuwe wijze van contributie omdat de huidige wijze onterecht differentieert op de omvang van de kerkgemeente. Is er een voorstel beschikbaar?

Antwoord:

Wat betreft de contributie hebben wij intern inderdaad een analyse op een andere methodiek losgelaten. Dit omdat er een veronderstelde onterechte differentiatie aan de orde zou zijn. Na analyse bleken de verschillen ten opzichte van de huidige methode dusdanig klein dat we geen nieuw voorstel voor de leden hebben opgesteld.

Vraag 4

In de meerjarenbegroting is een post van 1.000 euro opgenomen voor opleiding van werknemers. Is dat voldoende voor een (advies-)organisatie die ondersteuning biedt aan kerken waarbij net een nieuwe medewerker in dienst is gekomen?

Antwoord:

Deze € 1.000 is als extra post opgenomen. Elke medewerker werkt met een individueel keuze- en ontwikkelbudget. Daaruit kan voldoende worden geïnvesteerd in bijscholing. Dit budget is binnen de post van salarissen opgenomen en niet apart zichtbaar gemaakt in de begroting.

Opmerking van een lid

Bij de beantwoording van vraag 2 lijkt het erop dat jullie een RA accountant verkiezen boven een AA omdat dit wellicht meer zekerheid zou bieden. Dit is geenszins het geval omdat AA accountants in hetzelfde register zijn opgenomen.

Reactie:

Met deze beantwoording hebben wij geenszins de suggestie willen wekken dat wij een RA boven een AA accountant plaatsen. We hebben jaren gebruik gemaakt van een AA-accountant; naar tevredenheid, maar deze AA-accountant heeft ervoor gekozen om geen controle-opdrachten meer uit te voeren, alleen samenstellingsopdrachten. Op grond daarvan hebben we een andere keuze gemaakt.  Wij kozen voor een accountant die bij andere samenwerkende organisaties bekend was (dat bleek een RA te zijn). We hadden zelf geen voorkeur voor een AA- of RA-accountant.

Vraag 5

Ik las in de meerjarenbegroting dat er een extra administratieve kracht voor de financiën aanblijft. Mijn vraag is of de administratie meer te automatiseren is zodat er minder fte’s in de toekomst voor de financiële administratie nodig is?

Antwoord:

De laatste jaren hebben wij de financiële administratie volledig ondergebracht in AFAS. Ook de instellingen die sindsdien bij ons de administratie onderbrengen worden daarin ondergebracht. Echter is het aantal administraties dusdanig gegroeid dat het niet meer met 1 persoon te doen is. Daarmee is de mutatie,- rapportage- en controlegraad behoorlijk toegenomen. De extra administratieve kracht wordt ook ingezet voor dataselecties (instellingen die bij ons hun donateursadministratie hebben belegd) en andere administratieve klussen zoals de ANBI-rapportages. Verder is het zo dat de inkomsten van de partijen die door ons de administratie laten doen de kosten van dit personeel dekken. Er is in dit kader dus een zeer zorgvuldige afweging gemaakt.

Vraag 6

Is er voor 1 Juli 2021 nagedacht over de negatieve rente boven de 100.000 euro.  Het zou jammer zijn om hierop voor deze organisaties dit jaar 2021 hier een verlies te nemen.

Antwoord:

Er wordt inderdaad nagedacht over dit punt. Als oplossing is intern voorgesteld bij een andere bank nog een extra rekening te openen. Dit zal binnenkort worden geëffectueerd.

Vraag 7

U begroot voor de jaren 2022 en 2023 een verlies. De grootste veroorzaker is de hogere personele last. Komt dit goed na pensionering van dhr van Helden (doordat de loonkosten dan wellicht dalen)? Of is er structureel een tekort en hoe wordt dit dan opgelost?

Antwoord:

Dank voor uw betrokken vraag. Pensionering van de betreffende collega zal inderdaad onze begroting weer neutraliseren. Of we daarmee opnieuw een meerjaren periode in kunnen gaan is nog de vraag. Dat is o.a. afhankelijk van kerkelijke ontwikkelingen en de vraag naar onze dienstverlening. Momenteel is van een structureel tekort dus nog geen sprake.

Vraag 8

Twee korte vragen n.a.v. genoemd jaarverslag. In het verslag van Gert v.d. Veen op blz. 8 staat ‘ook in 2020 is gewerkt aan het jaarlijkse overzicht van Cijfers en Feiten’. Dat was volgens mij altijd iets specifieks voor de GKv. Worden daarin nu ook de NGK’s opgenomen?

Op blz. 7 wordt het mentoraat voor startende predikanten genoemd. Voor startende NGK-predikanten is ‘er op dit moment nog een andere vorm van begeleiding’. Welke is dat?

Antwoord:

Vanaf 2019 is inderdaad ook een analyse gedaan op de NGK kerken. Deze cijfers zijn naast die van de GKv gezet om waar mogelijk een vergelijking te creëren. Zie voor deze rapportages: https://www.steunpuntkerkenwerk.nl/financien/cijfers-en-feiten/.

De begeleiding van startende NGK predikanten vindt momenteel nog plaats via het PRIO-schap en de werkbegeleiding (https://ngk.nl/werkvelden/ngp/prio/). De coördinatie lag voorheen bij de NGP (predikantenopleiding) die nu is ondergebracht bij de TU-Kampen. Inmiddels zijn wel diverse overleggen opgestart om in de toekomst een gezamenlijke vorm te vinden. Dit is uiteraard vooral van belang vanaf het fusieproces.

Vraag 9

Naar aanleiding van de digitale vergaderstukken hebben wij een vraag over het jaarverslag 2020. U geeft in het jaarverslag 2020 het volgende aan:  

“Vorig jaar stelden wij het beleid vast dat 60% tot max. 80% van de jaarlijkse loonkosten (€ 358.045 in 2020) als continuïteitsreserve wordt gehanteerd om de continuïteit van het bureau te waarborgen”. 

Vervolgens is van het resultaat over 2020 voor ruim € 23.000 toegevoegd aan de continuïteitsreserve.  Op basis van de door u opgestelde meerjarenbegroting blijkt dat uiteindelijk in het jaar 2023 niet meer aan de minimale 60% wordt gekomen, zie bijlage. Dat zou inhouden dat de continuïteit in het geding zou kunnen komen. Wat is jullie beleid hierop ? 

Antwoord:

Uw constatering is juist dat bij verdere verlenging van de begrotingshorizon we met de continuïteitsreserve onder het minimum zakken en een risico lopen.

In de komende jaren ontstaan een aantal natuurlijke momenten (pensionering van collega’s) die vragen om herijking van de bezetting van het team met de daaraan verbonden personeelskosten. Deze momenten worden aangegrepen om dan te beoordelen welke actuele werkzaamheden er zijn (en verwacht worden); welke ervaringen en kwaliteiten beschikbaar zijn binnen SKW en welke keuzes dan gemaakt kunnen worden, ook gelet op de beschikbare financiële middelen. Het bestuur wenst op dit moment nog niet vooruit te lopen op deze ontwikkelingen door bijvoorbeeld nu al (naast de indexatie) de contributie te verhogen.

Daarnaast beseffen we ook dat een begroting een zo goed mogelijke reële inschatting is van de toekomst, waarbij we ook een bepaalde mate van voorzichtigheid hanteren. Als er realistische mogelijkheden zijn om extra inkomsten te genereren of bepaalde uitgaven te beperken, zonder dat de doelstellingen voor de ledenkerken in het geding komen, dan zullen we die uiteraard gedurende de begrotingsperiode aangrijpen.

In de volgende meerjaren begroting verwachten wij meer duidelijkheid en ook een concretisering van het verloop van de continuïteitsreserve.