Digitale Algemene Ledenvergadering 2020

Vraag: In de vergaderstukken vinden we de jaarrekening. Wanneer en hoe wordt de begroting behandeld?

De begroting is in 2018 (in de vorm van een meerjarenbegroting) met de leden vastgesteld. Dit gaat over de periode t/m 2021. Volgend jaar wordt een nieuwe begroting opgesteld en aan de leden voorgelegd.

Vraag: Mijn vraag gaat over de gevolgen van de coronatijd. Het zal vast zo zijn dat vrijwel uitsluitend nog thuis gewerkt wordt. Is het denkbaar dat er structureel bespaard wordt op de huisvestingskosten door het thuiswerken aan te houden?

Wij huren ons kantoor samen met diverse andere kerkelijke instellingen en hebben daaromtrent per 5 jaar de nodige afspraken vastgelegd. Of de coronatijd aanleiding geeft om in de toekomst minder kantoorruimte te gaan gebruiken is nog niet besproken. Ons kantoor is al efficiënt ingericht met flexplekken en maakt flexibele aanwezigheid mogelijk. Wij verwachten dus op korte termijn geen bezuiniging op dit vlak. Indien onze gebruiksbehoefte structureel wijzigt dan stellen wij dat uiteraard aan de orde bij de volgende huurperiode.

Vraag: Jaarlijks worden de leden van het Steunpunt KerkenWerk aangeslagen voor de contributie.
In de contributietabel zit in onze ogen een forse onrechtvaardigheid voor de kleine kerken ten opzichte van de grotere kerken.
De gemiddelde contributie per lid van de kerken van 0-100 leden en van 101-200 leden ligt veel hoger dan de contributie van alle andere grotere kerken.

De reden daarvoor is voor ons onduidelijk, onrechtvaardig en totaal ook niet logisch gezien de (waarschijnlijk) geringere draagkracht van de kleine kerken ten opzichte van de grotere kerken.

Wij verzoeken het Steunpunt om, net als alle andere quota binnen onze kerken, te komen met een aanslag per gemeentelid. Wellicht is het zelfs nog mogelijk om rekening te houden met het aantal belijdende leden zodat kerken met een relatief groot aantal doopleden ook worden tegemoet gekomen.

U wijst ons terecht op een systematiek die al jaren bestaat. De overweging in het verleden was onder meer dat de druk van het aantal vragen en de ondersteuningsintensiteit bij kleinere kerken hoger was dan bij grotere kerken. Dit had o.a. te maken met het feit dat in grotere kerken vaak meer mensen met verschillende deskundigheid beschikbaar zijn ten opzichte van de kleinste kerken. Daarnaast nam de ondersteuning niet per definitie recht evenredig toe met de omvang van de gemeenten.

De vraag is of deze systematiek inderdaad nog houdbaar is of dat een aanslag per lid toch beter is. U geeft ons daarvoor goede argumenten.
Bij de volgende begrotingsronde zullen wij dit punt in overweging nemen. Een dergelijke wijzigingen kunnen wij echter alleen doorvoeren na toestemming van de leden. Een voorstel zal dan de komende ledenvergadering worden voorgelegd.

Vragen (5 stuks) GKv Amersfoort-Zuid (kerk gaf aan niet anoniem te willen blijven).

Zie voor brief met gehele tekst deze link.

Vraag 1: Bevat het jaarverslag 2019 de volledige jaarrekening?

Het jaarverslag bevat inderdaad de volledige jaarrekening 2019. Exact in de vorm zoals ook aan de accountant gezonden.

Vraag 2: Waarom wordt de accountantsverklaring niet aan de algemene vergadering overgelegd? [Zonder kennis te kunnen nemen van accountantsverklaring kan o.i. niet aan de algemene vergadering (leden) gevraagd worden om de jaarrekening rechtsgeldig goed te keuren].
Door de vermelding in het jaarverslag “Van Ree accountants voert de controle uit” is sprake van een zwijgende blinde verklaring. De strekking van de verklaring, goedkeurend, afkeurend o.i.d., wordt de leden onthouden. Heeft Van Ree accountants ingestemd met deze zwijgende blinde verklaring?
Graag accountantsverklaring alsnog aan leden doen toekomen.

U wijst hier terecht op het punt van de accountantsverklaring. Er zijn twee punten die we kunnen noemen: Ten eerste: In het verleden kregen wij van de accountant en juristen het advies de accountantsverklaring niet op de site te publiceren maar aan de leden, op afroep, ter beschikking te stellen. Zo stond het ook tot vorig jaar in de jaarverslagen. De accountantsverklaring is door de leden op te vragen op het bureau. Wat exact de achterliggende reden van dit advies was, kunnen wij helaas niet meer achterhalen. Daarvoor is het te lang geleden. De accountantsverklaring is overigens nog nooit door een kerk opgevraagd.

Het tweede punt is dat de accountantsverklaring dit jaar iets vertraagd is. Inderdaad dient dit gereed te zijn bij oproep van de vergadering (antwoord op uw derde vraag) maar wij werden onverwacht geconfronteerd met het volgende:

Op 14 april 2020 heeft ons accountantskantoor laten weten dat ze werkzaamheden van het niveau beoordelings-/controleverklaring niet meer uitvoeren; zij kozen er zelf voor hiermee te stoppen. Ze voeren wel administratieve werkzaamheden uit en kunnen een samenstellingsverklaring afgeven (overeenkomstig standaard COS 4410). De penningmeester van het bestuur heeft besloten dat dit niet voldoende is. Daarom is aan een ander accountantskantoor gevraagd een offerte voor een beoordelings- respectievelijk controleverklaring af te geven. Inmiddels is dit gegund aan accountantskantoor Van Ree. Vanwege de planning van deze accountant en de crisis rond Corona kon dit niet op korte termijn geregeld worden. Begin juni heeft de accountant dit werk opgepakt met als doel dat voor het einde van de ledenvergadering in ieder geval een verklaring is afgegeven. Dan kunnen we alsnog de leden melden dat de verklaring is afgerond en dat deze beschikbaar is. Gezien uw opmerkingen zal het bestuur, in de vergadering volgende week, bespreken of toezending van de verklaring (inclusief deze verklaring van vertraging) alsnog aan alle leden zal plaatsvinden en/of dit consequenties heeft voor de sluitingsdatum van de vergadering. Wij betreuren deze omstandigheden omdat wij tot op heden elk jaar op tijd klaar waren met de controlewerkzaamheden.

Vraag 3: In de statuten is een termijn voor de oproeping van de algemene vergadering bepaald. Op het moment van oproeping moeten de aan de algemene vergadering te overleggen stukken beschikbaar zijn. Zodra de accountantsverklaring is overgelegd aan de leden gaat deze termijn in.

Dit is juist. Zie ook beantwoording vorige vraag.

Vraag 4: Blijkens het stemformulier wordt de leden gevraagd in te stemmen met de jaarrekening. De jaarrekening moet ter goedkeuring worden voorgelegd, instemmen volstaat niet.

Bij ons is niet bewust gekozen voor deze formulering. Temeer omdat wij ons niet bewust zijn van het feit dat er, in dit kader, verschil bestaat tussen instemmen en goedkeuren.

Vraag 5: Blijkens het jaarverslag 2019 is de jaarrekening ondertekend door de bestuursleden Mars en Hofstra. Graag vernemen wij van u de redenen waarom de andere bestuursleden de jaarrekening niet hebben ondertekend? (zie ook art. 2 : 48 lid 1 BW)

Ook dit is een historisch punt. In het verleden ontvingen wij advies dat ondertekening door een afvaardiging voldoende was. De huidige regelgeving is inderdaad zo dat het gehele bestuur moet tekenen. In de toekomst zorgen wij voor ondertekening door het gehele bestuur.

Vraag: over de allerlaatste tabel op pagina 17. Voor “Contract begeleiding ZV NGK” is in 2018 en 2019 niets uitgegeven, maar zijn wel bedragen begroot. Ik neem aan dat ZV betekent ziekteverzuim (van SKW medewerkers). In de toelichting staat “De NGK betaalde ook in 2019 uit eigen reserve de overeenkomst met de ARBO instantie.” Worden hier dezelfde zaken bedoeld (contract vs. overeenkomst en ZV vs. ARBO)? Waarom zijn er voor de NGK wel bedragen begroot als bekend is dat deze uit eigen reserve betaald worden? Gaat dit veranderen in 2020? Ik neem aan dat de SKW medewerkers alle drie de kerken ondersteunen. Waar is de verdeling over de drie kerken in de begroting op gebaseerd en hoe worden de “werkelijke uitgaven” toegerekend aan de drie kerken?

De drie ZV contracten NGK, GKv en CGK betreffen drie verschillende overeenkomsten met een externe ARBO instantie voor respectievelijk NGK predikanten, GKv Predikanten en CGK predikanten. Omdat er per denominatie een apart proces is ingericht rondom verzuimbegeleiding van predikanten, zijn er drie contracten gesloten met een ARBO instantie. Het gaat hier dus niet om het personeel van SKW. De kosten per denominatie zijn afhankelijk van het aantal predikanten die actief zijn binnen dat genootschap. Vandaar het verschil in kosten.

Formeel heeft SKW de ARBO overeenkomst enkele jaren geleden van de NGK overgenomen. Die formaliteit is in de meerjarenbegroting ook als zodanig verwerkt. Echter bleek later dat de NGK zelf nog enkele reserves had om de kosten van de ARBO instantie nog 2 jaar te continueren. Die meevaller in onze begroting is besteed aan extra inzet en uren voor het overnemen van andere werkzaamheden voor de NGK. Vanaf 2020 zijn de kosten wel, conform de begroting, volledig voor rekening van SKW.

Vraag: Onder ‘Verslag digitale Algemene Vergadering 2019’ staan de vorig jaar gestelde vragen. Er zitten 2 losse eindjes in de beantwoording:
– 2e antwoord: “Echter werken wij met een meerjarenbegroting die wij periodiek ter goedkeuring aan de leden voorleggen. Vorig jaar is de laatste versie vastgesteld. Eind dit jaar maken wij intern weer een nieuwe meerjarenbegroting die wij volgend voorjaar aan u zullen voorleggen.”
Die hebben we gemist dit voorjaar.
Dat is juist opgemerkt. In onze beantwoording vorig jaar hebben wij ons vergist in de jaartelling van onze begroting. Die is eerder met de leden tot 2021 vastgesteld. Dit betekent dat pas volgend jaar een nieuwe versie aan de leden zal worden voorgelegd en niet dit jaar. Dit heeft dus onze aandacht.
– 3e vraag / antwoord: “Ik zie dat jullie bankieren bij de ING. Er zijn banken te vinden die een verantwoorder bedrijfsmodel hebben.” Antwoord: “Hartelijk dank voor uw melding. Beide suggesties nemen wij intern mee in de bespreking.”
Wat is het resultaat van deze bespreking?
Wij hebben dit inderdaad intern een besproken. Echter processen bij banken zijn zeer stroperig omdat aan extreem veel eisen voldaan moet worden. Omdat in ons geval meerdere mensen gemachtigd moeten worden zijn dit intensieve processen. Zo zijn we zeer lang bezig geweest met een functiewisseling van onze penningmeester bij de ING. Dit heeft ons tot nu weerhouden om nieuwe relaties met andere banken aan te gaan. Maar wij zullen dit alsnog een keer agenderen.

Vraag: In december 2019 is aan de kerken gevraagd in te stemmen met het principeakkoord arbeidsvoorwaardenregeling voor kosters 2020.
Wij hebben daar toen enkele vragen over gesteld en in het antwoord stond o.m. “Partijen hebben het voornemen uitgesproken in 2019 inhoudelijk in gesprek te gaan rondom de arbeidsvoorwaardenregeling voor kosters met als doel om voor het einde van het jaar te komen tot een aangepaste regeling.” Bedoeld zal zijn 2020 i.p.v. 2019.
Wat is de stand van zaken?
In december is inderdaad een principeakkoord ter stemming voorgelegd. Deze is op grond van de stemuitslag aangenomen per 2020. Waar er op grond van vragen in december bovenstaande is toegezegd, gaat dat inderdaad over de volgende gespreksronde met de beroepsgroep. Die start in 2020 voor regelingen in volgende jaren.