Vanwege de coronacrisis is het in 2020 niet mogelijk om de geplande ledenvergadering in juni door te laten gaan. De overheid heeft ruimte gecreëerd in de regelgeving voor ledenvergaderingen. Lees hieronder de besluiten die zijn genomen.
Geen fysieke bijeenkomsten: tijdelijke wet voor algemene vergaderingen
20 april 2020
Coronacrisis
Alle verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en naamloze en besloten vennootschappen zijn wettelijk verplicht jaarlijks een algemene vergadering te houden. Deze vergadering wordt vaak binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar gehouden, waarbij uitstel van maximaal 5 maanden verstrekt kan worden. Tijdens deze algemene vergadering wordt de jaarrekening vastgesteld, kan decharge worden verleend aan de bestuurders en kunnen bestuurders en/of toezichthouders worden benoemd. De verplichtingen voor het houden van een algemene vergadering zijn opgenomen het Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin is opgenomen dat algemene vergaderingen fysieke bijeenkomsten betreffen. Het houden van fysieke bijeenkomsten is als gevolg van genomen maatregelen om verspreiding van het Covid-19 virus te voorkomen, niet mogelijk. Het kan voorkomen dat de statuten mogelijkheden geven om niet alleen fysiek te vergaderen, maar ook door gebruik te maken van digitale of elektronische communicatiemiddelen zoals videoconferences. Dat is echter in veel gevallen ook niet geregeld. Om te voorkomen dat als gevolg van afwijkingen van de wet of de statuten in relatie tot de gehouden vergaderingen, geen rechtsgeldige besluiten zijn genomen, is op 16 april 2020 een tijdelijke wet door de Tweede Kamer aangenomen. Deze wet geeft mogelijkheden om af te wijken van de wettelijke voorschriften en ook van eventuele voorschriften of beperkingen die op de genoemde punten in statuten zijn opgenomen. De wet is voorlopig geldig tot 1 september 2020, maar de wet kan als dat nodig is steeds met 2 maanden worden verlengd.
Verenigingen
Het bestuur van een vereniging kan bepalen de algemene ledenvergadering niet fysiek te houden als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
1. De vergadering is door alle leden door middel van digitale middelen te volgen;
2. De leden kunnen tot in ieder geval 72 uur (een kortere termijn mag ook) voorafgaand aan de vergadering vragen stellen over de onderwerpen die op de agenda staan of de stukken die zijn bijgevoegd.
De gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en de antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of op een andere digitale manier voor alle leden toegankelijk gemaakt. Daarnaast moet het bestuur zich inspannen om het mogelijk te maken dat de leden tijdens de vergadering ook nog vragen kunnen stellen. Dat kan bijvoorbeeld via een chat-functie. Het stellen van vragen tijdens de vergadering mag beperkt worden tot leden die al vooraf vragen hebben gesteld en aanvullende of verhelderende vragen willen stellen naar aanleiding van de antwoorden. Als het vanwege de omstandigheden in het belang van de orde van de vergadering niet in redelijkheid georganiseerd kan worden om tijdens de vergadering vragen te stellen, mag hiervan worden afgezien.
Als in de statuten geen regeling is opgenomen om stemrechten alleen via digitale middelen uit te oefenen, is dat nu wel toegestaan. Voorafgaand aan de vergadering reeds uitgebrachte stemmen worden gelijk gesteld aan stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht.
Verenigingen moeten jaarlijks binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening ter vaststelling voorleggen aan de algemene ledenvergadering. De ALV kon besluiten deze termijn met 4 maanden te verlengen. De bevoegdheid om deze termijn te verlengen is tijdelijk bij het bestuur van de vereniging neergelegd. Deze bepaling geldt ook voor coöperaties.
Meer informatie
Wij verwijzen u naar de volledige tekst Tijdelijke Wet Covid-19 en de Memorie van Toelichting. De in het kader van dit artikel relevante artikelen zijn opgenomen in Paragraaf 4 van de Wet.
Alle leden van SKW en VSE werden geïnformeerd met onderstaande brieven.
GKV – Informatie uitstel Ledenvergadering
NGK – Informatie uitstel Ledenvergadering
