Een kerk die besluit op te heffen kan hiervoor meerdere redenen hebben. Een voortdurend krimpend aantal leden of een financiëel onhoudbare situatie kunnen aanleiding zijn. Maar een opheffing kan ook plaatsvinden als alle leden zich bij een andere kerk willen voegen.
Wil een kerk zich niet opheffen, maar samenvoegen met een andere gemeente? Ga dan voor de juiste informatie naar:
Samenvoeging van kerken
Indien samenwerking of voegen bij een andere gemeente niet lukt dan gelden onderstaande stappen.
Voortraject
Een beëindiging is een ingrijpende gebeurtenis. Het is daarom goed nog eens objectief naar het voortraject te laten kijken. Zijn er andere mogelijkheden, zoals het ontvangen van steun uit de classis, of samenwerking met een andere gemeente? Welke beslissingen zijn genomen? Welke communicatie vond plaats binnen de kerkenraad, met de gemeente en in de classis? Welke opties zijn onderzocht en wat waren daarvan de resultaten? Neem contact op met Steunpunt Kerkenwerk als u hierover advies wilt inwinnen.
Kerkelijk recht
Over opheffing van NGK-kerken zegt art. E4 van de kerkorde:
E4.2 Het besluit van een kerkenraad tot nieuwe instituering, splitsing, opheffing, of samenvoeging met een andere kerk, behoeft de bewilliging van de gemeente en de goedkeuring van de regionale vergadering.
Stap 1. Het raadplegen van de gemeente
- Het is goed om vooraf af te spreken hoe de gemeente betrokken wordt bij dit besluit. Denk aan: vroegtijdig laten meedenken over mogelijkheden, gelegenheid geven voor bezwaren tegen de concrete voorstellen. De kerkenraad moet hier vooraf een goed plan voor maken. Is er geen breed draagvlak in de gemeente? Dan is het wijs om de beslissing opnieuw af te wegen.
- Breng ook in kaart: welke alternatieven hebben gemeenteleden bij de opheffing? Faciliteer zo nodig de overstap naar een andere gemeente.
- Naast de ‘harde’ kant (besluitvorming en praktische zaken) is er ook een zachte kant van de opheffing: hoe ervaren gemeenteleden het? Is er ruimte voor rouw of afscheid? Is er moeite met de overstap naar een andere kerk? Het is goed om ook hiervoor oog te hebben. Indien gewenst kan SKW de kerken hierbij ondersteunen met een maatwerktraject.
Stap 2. Besluitvorming
- Na de raadpleging van de gemeente nemen beide kerkenraden een voorlopig besluit.
- Stel de akte van opheffing op en leg hierin alle afspraken uit stap 3 t/m 7 vast.
Download hier een model akte. - Het voorlopig besluit wordt met de akte van opheffing ter goedkeuring voorgelegd aan de classis of regio. Is deze akkoord, dan zetten de kerkenraden het voorlopig besluit om in een definitief besluit en kan de opheffing doorgaan.
Stap 3. Begeleid gemeenteleden naar een andere kerk
Geadviseerd wordt om per lid, in de pastorale begeleiding naar opheffing, vast te stellen bij welke gemeente men zich wil voegen. In de akte van opheffing kan een lijst worden opgenomen met wie zich bij welke gemeente voegt. De kerkenraad zendt de gegevens van de leden naar de betreffende kerken (overdracht van ledenadministratie).
Indien tegen een van uw leden een maatregel van kerkelijke tucht van kracht is, dient dit per afzonderlijk vertrouwelijk schrijven aan de betreffende kerkenraad worden meegedeeld, met afschrift aan de betrokkene.
Wanneer een gemeentelid nog niet kan of wil kiezen, verstrekt u deze een uittreksel uit de kerkelijke administratie waarop de doopdatum en belijdenisdatum wordt vermeld, en dat ze tot datum xx belijdend of dooplid waren van de betreffende kerk. In de akte van opheffing dienen de namen van deze leden te worden opgenomen met vermelding dat zij geen keus hebben gemaakt en derhalve geen attestatie naar een andere kerk, maar alleen een uittreksel uit de kerkelijke administratie hebben ontvangen.
Stap 4. Predikanten en werknemers
Is er een predikant of betaalde werker verbonden aan de kerk? Dan dient u vast te leggen hoe de verbintenis beëindigd wordt.
Predikant
De kerkenraad heeft vanuit haar zorgplicht de verantwoordelijkheid de predikant te begeleiden naar een situatie waarin deze op een billijke wijze in het levensonderhoud kan voorzien. De volgende scenario’s zijn mogelijk:
1. U doet een beroep op steun van CSKMI, de commissie voor steunbehoevende kerken en missionaire initiatieven. Deze commissie geeft uitvoering aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor ondersteuning van die kerken en classes waarvan duidelijk is dat de beschikbare middelen ontoereikend zijn voor de verkondiging van Gods Woord en behoud van kerkelijke gemeenschappen. U mag het niet kunnen betalen van de predikant niet gebruiken als reden om op te heffen, zonder deze commissie te hebben ingeschakeld. Lees hierover meer in de Regeling voor steunbehoevende kerken (klik hier).
2. U zoekt samenwerking in de regio en stemt in de classis of regiovergadering af of de predikant kan worden ingezet in andere kerken of overkoepelend in de regio.
3. U wacht met de opheffing totdat de predikant elders een beroep heeft aangenomen. Steunpunt Kerkenwerk kan de predikant ondersteunen in het zoeken naar een andere gemeente. Wanneer de predikant zich daarnaast wil oriënteren op andere arbeid kan een traject Begeleide Transitie worden gestart. Vraag meer informatie op bij Steunpunt Kerkenwerk.
4. Zijn bovengenoemde scenario’s niet aan de orde, dan dient er een maatwerktraject te worden gestart. Afhankelijk van de situatie moet dan bepaald worden welke verdere scenario’s er zijn voor de kerk en predikant. Neem contact op met Steunpunt Kerkenwerk.
Kerkelijk werker en koster
De kerkenraad heeft als werkgever de plicht om de arbeidsovereenkomst met de kerkelijk werker of koster te beëindigen vanwege economische gronden onder wederzijds goedvinden. Hiertoe wordt er een vaststellingsovereenkomst opgesteld. Gebruik daarbij het volgende model:
Model Vaststellingsovereenkomst
Emeriti / weduwen / wezen
Emeriti, weduwen en wezen die aan de kerk verbonden zijn moeten worden verbonden aan een andere kerk. Het betreft daarbij een verbintenis rondom de zorgplicht. Voor GKV wordt dit beschreven in art. H3 van de Generale Regeling Predikantszaken.
Stap 5. Bezittingen
Beslis wat er gebeurt met de bezittingen, zoals aanwezige geldmiddelen en eventuele onroerende goederen. U kunt bezittingen bijvoorbeeld inbrengen bij een naburige gemeente of (de opbrengst) schenken aan een goed doel. Kies een bestemming die past bij het oorspronkelijke doel. Bijvoorbeeld: besteed de kas van de diaconie aan een diaconaal doel. Zorg ervoor dat er een goed financieel overzicht is op het moment van opheffing.
Voor de overdracht van sommige bezittingen kan het inschakelen van een notaris nodig zijn. Let op: de opheffing zelf hoeft niet bij de notaris te worden vastgelegd. Het besluit van kerkenraad en de akte van opheffing zijn voor de overheid rechtsgeldig.
Is de verkoop of overdracht van bezittingen nog niet afgerond bij de opheffing, dan kan de kerk vanaf de opheffingsdatum een rechtspersoon in opheffing (liquidatie) worden. Een aantal kerkenraadsleden blijven dan aan als gedelegeerde voor de afwikkeling. Steunpunt Kerkenwerk kan u hierbij u begeleiden.
Stap 6. Bepaal de kerkelijke grenzen
Bij opheffing dient in overleg met de classis of regio het grondgebied van de opheffende kerk te worden “herverkaveld” met de omliggende gemeenten. Ook al is samenvoeging met een naburige gemeente niet gelukt dan toch is het goed een kerkelijk “braakliggend” terrein te voorkomen. Kerkleden die later in de betreffende regio komen wonen weten dan waar ze aan toe zijn.
Het is goed om de nieuwe kerkelijke grenzen in de akte van opheffing als bijlage op te nemen.
Stap 7. Archief
Bij opheffing draagt de kerk haar archief over aan een naburige gemeente. Ook dit punt dient in de akte te worden vermeld, met de bepaling dat men het archief als een afzonderlijke collectie zal bewaren en intact laten. Mocht er ooit een herinstituering mogelijk zijn, dan moet het archief zo veel mogelijk weer compleet overgedragen worden.
Stap 8. Banken
Zorg voor wijziging van of opheffing van gegevens bij de bank. Maak eventueel gebruik van de informatie op onze pagina:
Identificatie bij banken
Stap 9. Communicatie
- De ondertekende akte van opheffing stuurt u naar Steunpunt Kerkenwerk. Wij registreren de nieuwe situatie en geven het door aan:
– Vereniging VSE of PFZW (in samenwerking met de kerk)
– Deputaten Financiën en Beheer (GKv)
– KvK
– Belastingdienst tbv. ANBI
– gkv.nl (GKv) - Informeer de omliggende kerken in uw regio of classis.
GKV: stuur een informerende brief naar info@gkv.nl met het verzoek om dit verspreiden aan alle GKV-kerken.
NGK: Stuur definitieve berichtgeving naar de regio.
Heeft u vragen of is uw situatie anders dan hierboven beschreven? Mail dan naar info@steunpuntkerkenwerk.nl voor advies.
