Steunpunt Kerkenwerk opende onlangs een online portal. Via deze portal kunnen scriba’s de gegevens van hun eigen kerk inzien, controleren en wijzigen. Voorheen ging dat via een mutatieformulier of per mail. Dat hoeft binnenkort niet meer: alle gegevens die de scriba doorgeeft worden rechtstreeks geregistreerd bij SKW.
Ook predikanten hebben een eigen inlog in de portal. Zij kunnen hun persoonlijke gegevens inzien en eenvoudig aanpassen. Ook zien zij een overzicht van hun predikantsplaatsen.
Om welke gegevens gaat het?
Het gaat in het bijzonder om de gegevens van de kerk en de belangrijke contactpersonen van de kerk. Zo ziet de scriba het bezoekadres, postadres, telefoonnummer en website van de kerk. Ook informatie over de ringleiding, rolstoeltoegankelijkheid en diensttijden staan in de portal. De belangrijke contactpersonen zijn naast de scriba de penningmeester, diaconie, preekvoorziener en Commissie van Beheer. Van deze contactpersonen is bijvoorbeeld een mailadres geregistreerd. De scriba kan al deze gegevens indien nodig wijzigen.
Scriba’s kunnen niet de gegevens van de predikant beheren, of de predikantshistorie van de gemeente. Predikanten hebben een eigen portal waarin zij hun persoonsgegevens kunnen beheren.
Wat gebeurt er met de gegevens?
De meeste van deze gegevens werden al verzameld door SKW. Deze worden gebruikt voor administratieve zaken in het kerkverband, zoals facturatie en informatieverstrekking. Ook verzorgt SKW met deze gegevens de verplichte registratie van kerken bij de Kamer van Koophandel.
Via de portal worden ook eens per jaar (in oktober) de ledentallen uitgevraagd. De ledentallen worden gebruikt voor diverse doeleinden in het kerkverband, zoals analyse, inzicht in het verloop, beroepingswerk en facturatie.
Met het oog op de hereniging van NGK en GKV wordt er D.V. in 2023 weer een handboek uitgegeven. Hierin staan alle gegevens van plaatselijke kerken en predikanten. De gegevens in de portal van SKW worden ook gebruikt voor publicatie van dit handboek. Het is dus aan te raden dat de scriba en predikant de gegevens goed controleren, om ervoor te zorgen dat ze straks ook goed in het handboek staan.
Is het verplicht?
Een aantal gegevens zijn verplicht om in te vullen, zoals de mailadressen van contactpersonen, het bezoekadres van de kerk en de ledentallen. Verder zijn er veel velden optioneel, zoals voor- en achternaam van de contactpersonen, informatie over de kerkdiensten etc. Het is dan ook niet verplicht alle velden in te vullen.
Wat kan de scriba of predikant verwachten?
De predikant ontvangt één mail met de uitnodiging voor de portal, waarin alle informatie wordt samengevat. De scriba ontvangt twee mails. Eén met een uitnodiging voor de portal, hierin staat ook een link naar een handleiding en meer informatie over het aanvragen van een wachtwoord. De tweede mail bevat de uitnodiging voor het aanleveren van de ledentallen. Dit gaat via een ‘opdracht’ in de portal, die de scriba bij inloggen vanzelf ziet staan.
Nieuw dit jaar is dat ook het verloop van de ledentallen wordt opgevraagd. Met verloop bedoelen we: hoeveel leden kwamen binnen, waar kwamen ze vandaan, etc. Dit is niet verplicht, maar wel erg nuttig. Het kerkverband krijgt daarmee inzicht in de ontwikkelingen en de mogelijke oorzaken en gevolgen daarvan. Bekijk de inzichten bijvoorbeeld eens op cijfers.steunpuntkerkenwerk.nl.
NGK: ledental
Voor NGK-kerken is het dit jaar voor het eerst dat zij de ledentallen en kerkelijke gegevens opgeven bij SKW. Nieuw is ook dat, met het oog op de hereniging, het ledental voor hen niet langer wordt opgevraagd met peildatum 1 januari, maar 1 oktober.
Vragen?
Heeft u vragen over het gebruik van de portal, of loopt u tegen problemen aan? Neem dan gerust contact op met SKW via info@steunpuntkerkenwerk.nl of 038 427 0455.
Veelgestelde vragen
Kunnen wij een tweede inlog krijgen naast de inlog voor de scriba?
Het is niet mogelijk om een tweede inlog te krijgen. Per kerk kan er slechts één persoon inloggen in de portal. Wilt u een ander persoon dan de scriba toegang geven tot de portal? Hiervoor moet de scriba toestemming geven. Mail naar info@steunpuntkerkenwerk.nl om dit te regelen.
Als NGK-kerk worden onze gegevens altijd gepubliceerd in het ‘blauwe’ informatieboekje. Waarom vraagt SKW nu ook naar onze gegevens?
Het welbekende informatieboekje gaat, net als het kerkgenootschap, harmoniseren. Vanaf 2023 verschijnt er één boekje voor GKv en NGK. Het is dus de ‘opvolger’ van het bekende blauwe boekje (voor NGK) en het handboek (voor GKv). Het boekje wordt uitgegeven door Buijten en Schipperheijn, en Steunpunt Kerkenwerk verzamelt de gegevens die worden gebruikt als databestand voor dit boekje.
Waarom worden de ledentallen opgevraagd per 1 oktober?
Omdat twee systemen (van twee kerkgenootschappen) bij de hereniging samenkomen, moeten verschillende werkwijzes samengevoegd worden. In de gekozen werkwijze voor de herenigde kerk is de peildatum voor leden vastgesteld op 1 oktober. Voor NGK-kerken betekent dat een wijziging, zij waren gewend dat de peildatum op 1 januari ligt. Voor de herenigde Nederlandse Gereformeerde Kerk zal de peildatum van ledentallen ook 1 oktober zijn.
Nog geen reacties.