Betaal met vier ogen!
Het deputaatschap Financiën & Beheer (F&B) en Steunpunt Kerkenwerk informeerden u in 2015 regelmatig over de ANBI-ontwikkelingen. Op de publicatieplicht lag de nadruk. Dit heeft geleid tot publicatie van de cijfers per kerk op de website: www.gkv.nl/anbi.
In januari 2016 heeft F&B een brief aan de kerken gezonden met een samenvatting van de ANBI-criteria.
Beschikkingsmachtcriterium
Eén van de ANBI-criteria gaat over het zogenaamde beschikkingsmachtcriterium.
Beschikkingsmachtcriterium: Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de functie als bestuurder en/of beleidsbepaler mag niet over het vermogen van de instelling beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Dit heet het ‘beschikkingsmachtcriterium’. Concreet betekent dit dat geen van de bestuursleden van de instelling een meerderheid van de zeggenschap mag hebben. Bij de beoordeling of feitelijk sprake is van beschikken over vermogen als ware sprake van eigen vermogen, kan de aanwezigheid van familierelaties voor de Belastingdienst een indicatie zijn voor nader onderzoek.
Over de organisatie van de financiële stromen is bij kerken al veel bekend en geregeld. Zo wordt in de handreiking kascontroles (klik hier) de vereiste functiescheiding tussen bijvoorbeeld boekhouder en penningmeester benadrukt en wordt het nodige geadviseerd over de controle op het proces van betalen. Maar het beschikkingsmachtcriterium gaat hierin iets verder. Uitgangspunt is dat penningmeesters en boekhouders in onze kerken geen meerderheid hebben in de zeggenschap over het kerkelijk vermogen. De eindverantwoordelijkheid ligt immers bij de kerkenraad. Wel is het de vraag of dat organisatorisch voldoende is “dichtgetimmerd”. In veel kerken heeft een penningmeester en/of boekhouder alle rechten op de bankrekening van de kerk. Om risico’s te vermijden treft u hieronder een aantal vuistregels:
Samengevat gaat het om twee stappen:
Stap 1: Mag er betaald worden?
- Beoordeel of een voorgestelde uitgave valt binnen de vastgestelde begroting of een specifiek besluit.
- Van uitgaven moeten altijd facturen of bonnen aanwezig zijn.
- Facturen of bonnen moeten altijd “voor akkoord” getekend zijn door een bevoegde persoon.
Stap 2: Hoe wordt er betaald?
- Betalingen voor de kerk moeten altijd gebeuren vanaf een bankrekening op naam van de kerk. Vermijd dus het gebruik van privé-rekeningen!
- Er moeten minimaal twee personen door de kerkenraad worden gemachtigd handelingen te verrichten op de betreffende rekening. Deze personen zijn ook ter identificatie bij de bank bekend. Meer over identificatie bij de bank treft u hier aan.
- Zorg ervoor dat degene die betalingen verricht, dit altijd samen mag doen met een derde. Het verdient aanbeveling een betalingslimiet in te stellen zodat er niet per ongeluk te grote bedragen worden overgeboekt.
- Goedgekeurde betalingen worden bij voorkeur door persoon 1(bijvoorbeeld de boekhouder) in het bankpakket klaargezet ter betaling en na controle door persoon 2 (bijvoorbeeld de penningmeester) geautoriseerd.
Over bevoegdheden op bankrekeningen:
Elke bank heeft zijn eigen methodes om bevoegdheden onderling goed te verdelen. Hieronder een tweetal links naar banken met meer informatie hierover:
https://www.ing.nl/zakelijk/internetbankieren/internetbankieren/mijn-ing-zakelijk/mogelijkheden-mijn-ing-zakelijk/index.html
https://www.rabobank.nl/bedrijven/betalen/zakelijk-internetbankieren/internetbankieren-professional/
Tot slot:
Over de totale organisatie van de geldstromen hanteren wij in onze handreiking kascontroles de volgende controlevragen:
Belangrijke controlevragen zijn:
- Is er een heldere telinstructie voor collecten? Gebeurt dit door meerdere personen en hoe wordt het afstorten bij de bank gecontroleerd?
- Komen de nota’s (en eventuele aanmaningen) op een ander adres binnen dan degene die ze verwerkt?
- Worden de facturen gefiatteerd en betalingen gecontroleerd door een andere persoon dan die de betalingen verricht?
- Zijn de autorisaties in het bankpakket op een juiste wijze geregeld? Is er in het verlengde daarvan een secundus voor de boekhouder aangesteld om bij afwezigheid te vervangen
- Wordt de administratie op een juiste wijze en gedurende minstens zeven jaren gearchiveerd?
- Is de administratie overzichtelijk door bijvoorbeeld het gebruik van automatisering?
- Worden bij achterblijvende toegezegde betalingen adequate acties ondernomen om deze alsnog te ontvangen?
- Is het proces van boekhouding, controle en rapportage voor de gemeente transparant en begrijpelijk genoeg?
