Aanpassing huur kerk
Door de coronacrisis kunnen de inkomsten van kerken dalen. Kerken kunnen hierdoor financieel in de problemen komen. Advocaat Don Ceder publiceerde een voorbeeldbrief voor aanpassing van huur, die o.a. kerken kunnen gebruiken: Voorbeeldbrief kerken, Ceder Advocatuur
Collecteren bij beperkende maatregelen
De collecteopbrengsten zijn bij online diensten soms erg anders dan bij fysieke diensten. Dit heeft soms grote impact op de financiële situatie van kerken. Binnen de kerken zijn er in uiterste nood wegen om een beroep te doen op financiële hulp van een classis, regio of deputaat en er worden veel tips gegeven om collecte en VVB opbrengsten stabiel te houden. SKW en Kerkpunt geven diverse aanbevelingen, zie:
Kerkpunt, digitale collecte
Jaarcijfers digitaal of op afstand controleren
Jaarlijks moeten jaarcijfers van de kerk worden gecontroleerd door een kascontrolecommissie of een accountant. We adviseren om dit, ondanks de beperkende coronamaatregelen, zoveel mogelijk te laten doorgaan. Zo kunnen andere processen (zoals ANBI-publicaties) doorgaan en voorkomt u een piek van activiteiten na afloop van de crisis.
Hieronder geven we wat mogelijke manieren om dit te doen.
Wanneer uw controle wordt uitgevoerd door een accountant, bevelen wij aan dat u de benodigde stukken op een veilige manier aanlevert. Digitaal kan dit via een beveiligde manier van verzenden. Vraag uw accountant welke methode u daarvoor kunt gebruiken. Fysiek kan dit bijvoorbeeld door de documenten voor de deur van het kantoor of huis van de accountant te plaatsen. U belt aan en neemt vervolgens anderhalve meter afstand. De accountant kan de documenten aannemen zonder dat één van u gevaar loopt. Eventuele toelichting geeft u via de telefoon of via een videogesprek.
Wanneer uw controle wordt uitgevoerd door een kascontrolecommissie, kunt u drie werkwijzen kiezen:
– Eén lid van de kascontrolecommissie ontvangt de documenten thuis. Dit kan op een veilige manier zoals hierboven beschreven. Hij/zij controleert de cijfers en geeft de documenten op een veilige manier door aan het tweede lid van de commissie. Eventueel voegt hij op papier opmerkingen toe. De kascontrolecommissie neemt vervolgens via telefoon of videogesprek de conclusies door met de penningmeester.
– U levert de administratie digitaal aan. Zorg bij voorkeur voor een versleutelde verzending (klik hier om meer te lezen). Lever de sleutel (wachtwoord) op een andere manier aan, bijvoorbeeld telefonisch.
– U zorgt voor een videogesprek met de penningmeester en leden van de kascontrolecommissie. Let op: kies bij voorkeur voor een veilige verbinding. Via de optie ‘scherm delen’ kan de penningmeester zijn beeldscherm laten zien aan alle deelnemers van het videogesprek. Zij kunnen vragen stellen en samen de documenten doornemen. De controle wordt in feite op dezelfde manier uitgevoerd als normaal, alleen nu met een virtuele verbinding in plaats van aan de keukentafel.
Het akkoord op de jaarcijfers kan per e-mail of per post worden gegeven. Wanneer er geen handtekening geplaatst kan worden, kunt u afspreken dat het akkoord reeds gegeven is en de handtekening later volgt.
Let op: voor een beveiligde videoverbinding kunt u het best gebruik maken van Microsoft Teams (voor kerken die Microsoft Office 365 gebruiken), Google Meet (tijdelijk gratis beveiligde verbinding) of Skype. Ook kunt u ervoor kiezen uw gesprek of uitnodiging te beveiligen met een wachtwoord.
Let op: verstuur vanwege de AVG bij voorkeur geen uitgebreide jaarcijfers per mail.
Gerelateerd
Coronamaatregelen voor kerken
Professionals en corona
